少子高齢化による労働人口の減少やグローバル化の進展を背景に、外国人材の採用を検討する企業が増えています。高度な専門知識を持つ人材の採用だけでなく、海外展開を見据えた採用や、多様な人材の活用を目的として外国人採用を進める企業も少なくありません。
一方で、外国人採用は日本人採用とは異なり、在留資格（就労ビザ）の確認や入管手続が必要になる場合があります。採用したい外国人が日本で就労できる在留資格を持っているのか、予定している業務が在留資格で認められる活動なのかを事前に確認しなければ、採用後に就労できないことが判明したり、企業側にも責任が生じたりするおそれがあります。
また、海外から採用する場合、日本国内の留学生を採用する場合、他社から転職する外国人を採用する場合では、必要となる手続が異なります。
この記事では、外国人採用の基本的な流れ、採用パターンごとの就労ビザ手続、企業が採用前・採用後に確認すべきポイントについて、行政書士が分かりやすく解説します。
外国人採用とは
外国人採用とは、日本国籍を有しない外国人を雇用し、日本国内で就労してもらうことをいいます。
近年は、人手不足への対応だけでなく、高度な専門知識や語学力を持つ人材の確保、海外市場への進出、多様な価値観を取り入れた組織づくりなどを目的として、外国人採用を進める企業が増えています。
しかし、外国人採用は日本人採用と異なり、雇用契約を締結すれば直ちに就労できるわけではありません。
外国人は、出入国管理及び難民認定法（入管法）に基づき、それぞれの在留資格で認められた活動のみを行うことができます。そのため、企業は採用活動を進める際に、「この外国人は日本で働くことができるのか」「予定している業務は在留資格で認められているのか」を確認する必要があります。
例えば、システムエンジニアや経理、営業、通訳・翻訳などの専門的な業務に従事する場合には、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格が検討されます。一方、永住者や日本人の配偶者等などの身分に基づく在留資格では、原則として就労内容に制限はありません。
つまり、「外国人だから同じ手続」というわけではなく、現在の在留資格や採用後に担当する業務によって必要な手続が変わるという点が、日本人採用との大きな違いです。
外国人採用と日本人採用の違い
外国人採用では、採用活動そのものは日本人採用と大きく変わりません。
募集、書類選考、面接、内定、雇用契約といった流れは共通しています。
しかし、日本人採用と異なり、外国人採用では次のような点を確認する必要があります。
- 日本で就労できる在留資格を持っているか
- 担当予定業務が在留資格で認められた活動に該当するか
- 必要に応じて在留資格認定証明書交付申請や在留資格変更許可申請が必要か
- 在留期限や就労制限の有無
- 採用後の外国人雇用状況の届出などの法定手続
つまり、外国人採用では「人材採用」と「入管手続」が密接に関係しています。
採用が決定してから在留資格を確認するのではなく、採用を検討する段階から在留資格や担当業務との適合性を確認することが重要です。
その結果、採用後のトラブルを防ぎ、スムーズな就業開始につなげることができます。
外国人採用の流れ
外国人採用は、日本人採用と同様に、募集、選考、内定、雇用契約という流れで進みます。しかし、外国人採用では、採用活動と並行して在留資格や就労の可否を確認し、必要に応じて在留資格に関する手続を行う必要があります。
そのため、「内定を出したらすぐに働ける」と考えるのではなく、採用する外国人の現在の在留状況に応じた準備を進めることが重要です。
一般的な外国人採用の流れは、次のとおりです。
① 募集・採用活動
② 面接・内定（在留資格・就労可否も確認）
③ 面接・内定・雇用条件通知（雇用契約）
④ 必要な在留資格手続
⑤ 入社・就業開始
⑥ 採用後の各種届出
それぞれの流れについて解説します。
募集・採用活動
外国人採用であっても、募集方法や採用選考の基本的な流れは日本人採用と大きく変わりません。
求人媒体、人材紹介会社、大学・専門学校、海外の採用エージェントなどを通じて募集を行い、書類選考や面接を経て採用を決定します。
ただし、外国人採用では、求人票を作成する段階から担当業務を明確にしておくことが重要です。
特に、就労系在留資格では「どのような業務を担当するのか」が審査の重要なポイントとなります。
「営業」「事務」など抽象的な記載ではなく、
- システム開発
- 海外営業
- 経理
- マーケティング
- 翻訳・通訳
など、実際の業務内容が分かるよう整理しておくと、その後の在留資格申請もスムーズになります。
面接・内定（在留資格・就労可否も確認）
外国人採用における面接や選考の流れは、日本人採用と大きく変わりません。書類選考や面接を行い、応募者の能力や経験、自社との適性を踏まえて採用を判断します。
一方で、外国人採用では、選考と並行して在留資格や就労可否についても確認することが重要です。
特に、就労系の在留資格では、現在の在留資格で予定している業務に従事できるか、学歴や職歴と担当業務との関連性があるかなどを確認する必要があります。また、在留カードにより在留資格や在留期限、就労制限の有無を確認しておくことも大切です。
採用後に「その業務では働けなかった」という事態を防ぐためにも、この段階で十分に確認しておくことが重要です。
雇用条件通知（雇用契約）
採用を決定したら、雇用条件通知書や雇用契約書を作成し、賃金、労働時間、休日、担当業務などの労働条件を明示します。
外国人であっても、日本人と同様に労働基準法などの労働関係法令が適用されるため、国籍を理由として不合理な労働条件を設定することはできません。
また、就労系在留資格では、雇用条件通知書や雇用契約書は在留資格申請の添付資料となることがあります。そのため、担当業務、雇用期間、報酬額などは、実際の就労内容と一致した内容で作成することが重要です。
なお、海外から外国人を採用する場合や、留学生を卒業後に採用する場合などは、在留資格の許可を条件として内定を出すことも一般的です。その場合は、在留資格の許可が得られた後に入社・就業開始となります。
必要な在留資格手続
雇用契約を締結した後は、採用する外国人の状況に応じて必要な在留資格手続を行います。
例えば、
- 海外から採用する場合
- 留学生を採用する場合
- 他社から転職する外国人を採用する場合
- 永住者など身分に基づく在留資格を持つ外国人を採用する場合
では、必要となる手続が異なります。
採用する外国人の現在の在留資格や就労状況によって、在留資格認定証明書（COE）の交付申請、在留資格変更許可申請、あるいは現在の在留資格のまま就労できるかの確認など、それぞれ適切な対応が必要になります。
これらの手続については、次章「採用パターン別の就労ビザ手続」で詳しく解説します。
入社・就業開始
必要な手続が完了し、日本で適法に就労できる状態となった後、入社・就業を開始します。
採用後は、雇用契約に基づいて業務を開始しますが、申請した内容と実際の業務内容が大きく異なる場合には、在留資格との適合性が問題となる可能性があります。
採用時に想定していた業務内容を踏まえ、適切な配置や業務管理を行うことが重要です。
採用後の各種届出
外国人を採用した後は、企業にも一定の届出義務があります。
代表的なものとして、ハローワークへの外国人雇用状況の届出があります。
また、社会保険や労働保険の加入手続など、日本人を採用した場合と同様に必要となる手続もあります。
さらに、就労系在留資格では、本人が所属機関の変更などを入管へ届け出る必要がある場合もあります。
採用はゴールではなく、適法な雇用を継続するためのスタートです。採用後の手続についても忘れずに対応しましょう。
採用パターン別の就労ビザ手続
外国人採用では、採用する外国人が現在どこに居住しているか、どのような在留資格を持っているかによって必要となる手続が異なります。
例えば、海外に居住する外国人を採用する場合には在留資格認定証明書（COE）の交付申請が必要になります。一方、日本国内の留学生を採用する場合には在留資格変更許可申請が必要となるのが一般的です。また、既に日本で働いている外国人を採用する場合でも、現在の在留資格や担当する業務によっては追加の確認や手続が必要になることがあります。
ここでは、代表的な4つの採用パターンについて解説します。
海外に居住する外国人を採用する場合
海外に居住する外国人を採用する場合は、原則として企業が在留資格認定証明書（COE）交付申請を行います。
COEが交付された後、本人は居住国の日本大使館・領事館で査証（ビザ）の申請を行い、査証の発給を受けて日本へ入国します。その後、在留カードの交付を受け、入社・就業開始となります。
なお、取得する在留資格は担当する業務によって異なります。例えば、システムエンジニアや営業、経理、マーケティングなどの専門的な業務であれば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格が検討されます。
海外採用では、COE交付から査証申請、来日まで一定の期間を要するため、入社予定日から逆算して余裕を持ったスケジュールで手続を進めることが重要です。
日本国内の留学生を採用する場合
日本の大学や専門学校に在籍する留学生を卒業後に採用する場合は、多くのケースで在留資格変更許可申請が必要になります。
「留学」の在留資格では、資格外活動許可の範囲内でアルバイトを行うことはできますが、卒業後に正社員としてフルタイムで勤務することはできません。そのため、卒業後も継続して勤務するためには、「技術・人文知識・国際業務」など、担当業務に応じた就労系在留資格へ変更する必要があります。
また、留学生の採用では、大学や専門学校で学んだ内容と担当する業務との関連性や、担当業務の専門性が重要な審査ポイントとなります。企業としては、採用予定者の卒業時期や入社予定日を踏まえ、余裕を持って手続を進めることが大切です。
日本国内で就労系在留資格を持つ外国人を採用する場合
既に日本で就労している外国人を採用する場合は、必ずしも新たな在留資格申請が必要になるわけではありません。
例えば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を持つ外国人が、同じ在留資格に該当する業務へ転職する場合は、通常は現在の在留資格のまま勤務を開始できます。
ただし、転職先で担当する業務が現在の在留資格で認められる活動に該当しない場合には、在留資格変更許可申請が必要となる可能性があります。また、在留期間更新許可申請では、新しい勤務先や担当業務についても審査が行われます。
そのため、採用前には在留カードで現在の在留資格や在留期限を確認するとともに、担当予定業務が現在の在留資格に適合するかを確認することが重要です。業務内容との適合性について判断に迷う場合は、就労資格証明書の取得を検討することも有効です。
身分に基づく在留資格を持つ外国人を採用する場合
「永住者」「日本人の配偶者等」「永住者の配偶者等」「定住者」といった身分に基づく在留資格を持つ外国人は、原則として就労内容に制限がありません。
そのため、就労系在留資格のように担当業務との適合性を審査するための在留資格申請は通常必要ありません。
もっとも、企業は採用時に在留カードを確認し、現在の在留資格や在留期限（永住者を除く）を確認しておくことが重要です。また、採用後には外国人雇用状況の届出など、企業に求められる手続を適切に行う必要があります。
身分に基づく在留資格は就労の自由度が高い一方で、企業として適正な労務管理や法令遵守が求められることに変わりはありません。
外国人採用で企業が採用前に確認すべきポイント
外国人採用では、採用後に在留資格の問題が判明すると、予定どおり就業を開始できなかったり、企業側にも法的な責任が生じたりする可能性があります。
そのため、採用を決定する前の段階で、在留資格や担当業務との適合性を十分に確認することが重要です。
ここでは、企業が特に確認しておきたいポイントを解説します。
担当予定業務が在留資格に適合するか
外国人が日本で就労するためには、担当する業務が在留資格で認められた活動に該当している必要があります。
例えば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格は、理学、工学、法律学、経済学、社会学などの専門知識や、外国の文化に基盤を有する知識を必要とする業務を対象としています。
一方で、専門性を必要としない業務のみを担当する場合は、原則としてこの在留資格には該当しません。
企業としては、求人票や雇用契約書に記載する職務内容だけでなく、実際に従事する業務についても整理し、在留資格との適合性を確認することが重要です。
業務内容によって取得すべき在留資格が異なる場合もあるため、採用前に確認しておくことで、不許可や配置転換のリスクを軽減できます。
学歴・職歴と担当業務との関連性を確認する
就労系在留資格では、外国人本人の学歴や職歴も重要な審査項目です。
例えば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格では、大学等で専攻した内容や実務経験が担当予定業務と関連していることが求められるケースがあります。
そのため、履歴書だけでなく、卒業証明書や成績証明書、職務経歴書なども確認し、担当業務との関連性を把握しておくことが大切です。
採用後に資料を準備しようとすると、必要書類の取得に時間を要し、申請スケジュールへ影響することもあります。採用選考の段階から必要書類を確認しておくことで、その後の手続を円滑に進めることができます。
在留資格・在留期限・就労制限を確認する
採用前には、在留カードを確認し、現在の在留資格や在留期限を把握しておくことも重要です。
在留カードには、在留資格、在留期限、就労制限の有無など、採用時に確認すべき基本的な情報が記載されています。
例えば、「留学」や「家族滞在」の在留資格では、資格外活動許可を受けている場合でも、原則としてアルバイトなど一定の範囲でしか就労できません。また、在留期限が近い場合は、更新や変更申請のスケジュールも考慮する必要があります。
採用前に在留カードを確認することは、適法な雇用を行うための基本的な確認事項です。
不法就労助長罪に注意する
企業には、外国人を適法に雇用する責任があります。
就労資格を持たない外国人を雇用した場合や、在留資格で認められていない業務に従事させた場合には、不法就労助長罪に問われる可能性があります。
「外国人本人が在留資格について説明していたから」「人材紹介会社から紹介されたから」といった事情があっても、それだけで企業の責任が免除されるわけではありません。
採用時には在留カードを確認し、担当予定業務が在留資格に適合しているかを確認することが、企業のリスク管理につながります。
採用スケジュールには余裕を持つ
外国人採用では、在留資格の審査期間を考慮した採用計画を立てることが重要です。
海外から採用する場合は、在留資格認定証明書（COE）の交付申請に加え、査証（ビザ）の申請や来日準備も必要になります。また、日本国内の留学生を採用する場合でも、在留資格変更許可申請の審査期間を見込んだスケジュールを組まなければなりません。
企業が希望する入社日までに許可が得られない場合は、入社時期を変更せざるを得ないこともあります。
採用計画を立てる際は、在留資格手続に必要な期間も含めてスケジュールを検討することが大切です。
外国人採用後に企業が行う手続
外国人を採用した後は、就業開始だけでなく、企業として必要な届出や労務管理を適切に行うことが重要です。
これらの手続は、日本人を採用した場合と共通するものもありますが、外国人を雇用する場合に特有の届出もあります。採用後も適切な手続を継続することで、法令違反や更新時のトラブルを防ぐことにつながります。
外国人雇用状況の届出
外国人を雇用した場合、企業はハローワークへ「外国人雇用状況の届出」を行う必要があります。
この届出は、外国人労働者の雇入れや離職があった際に、その氏名、在留資格、在留期間などを届け出る制度です。雇用保険の加入対象となる場合は雇用保険の手続とあわせて行い、加入対象外の場合でも所定の届出が必要となります。
なお、「特別永住者」はこの届出の対象外ですが、それ以外の外国人については、原則として届出が必要です。
社会保険・労働保険の手続
外国人であっても、日本人と同様に加入要件を満たす場合は、健康保険や厚生年金保険、雇用保険、労災保険などの社会保険・労働保険へ加入しなければなりません。
外国人であることを理由として加入を免除することはできません。
また、給与や労働時間、休日などの労働条件についても、日本人と同様に労働基準法などの関係法令が適用されます。国籍によって不合理な待遇の差を設けることがないよう、適切な労務管理を行うことが重要です。
在留資格の変更や更新に注意する
外国人の在留資格は、一度許可を受ければ永続的に有効というものではありません。
多くの就労系在留資格には在留期間が定められており、引き続き日本で就労するためには、在留期間更新許可申請が必要になります。
また、担当業務が大きく変更された場合や、転籍・出向などによって活動内容が変わる場合には、現在の在留資格で引き続き就労できるかを確認しなければならないことがあります。
企業としても、外国人任せにするのではなく、在留期限を管理し、必要に応じて更新手続や在留資格の確認を行う体制を整えておくことが望ましいでしょう。
外国人が行う届出を把握しておく
就労系在留資格を持つ外国人は、勤務先の変更や退職などがあった場合、本人が出入国在留管理庁へ届出を行う必要があります。
この届出は外国人本人の義務ですが、企業としても制度を理解し、必要に応じて案内やサポートを行うことで、更新時のトラブルを未然に防ぐことにつながります。
採用後も外国人本人と企業が適切に情報共有を行い、在留資格に関する手続を円滑に進めることが重要です。
外国人採用でよくあるトラブル
外国人採用では、在留資格や就労範囲に関する確認不足が原因で、予定どおり就業できなかったり、企業側が対応を迫られたりするケースがあります。
こうしたトラブルの多くは、採用前の確認や適切な手続によって防ぐことができます。
例えば、留学生を採用したものの在留資格変更許可申請の許可前に就業を開始させてしまったり、現在の在留資格では認められていない業務へ配置してしまったりするケースがあります。また、在留期限を見落とし、更新手続が遅れてしまうことも少なくありません。
さらに、求人票や雇用契約書に記載した業務内容と、実際に従事する業務が大きく異なっている場合には、在留資格更新時に問題となる可能性があります。
外国人採用では、「採用したら終わり」ではなく、採用前の確認から採用後の在留資格管理までを含めて適切に対応することが重要です。
まとめ
外国人採用では、日本人採用と同様の採用活動に加え、在留資格や就労可否の確認、必要に応じた在留資格申請、採用後の各種届出など、外国人採用ならではの対応が必要となります。
また、採用する外国人の現在の在留状況によって必要な手続は異なります。海外から採用する場合は在留資格認定証明書（COE）交付申請、留学生を採用する場合は在留資格変更許可申請、既に日本で就労している外国人を採用する場合は在留資格と担当業務との適合性の確認など、それぞれのケースに応じた対応が求められます。
企業が安心して外国人採用を進めるためには、採用後ではなく、採用を検討する段階から在留資格や担当業務との適合性を確認することが重要です。事前に適切な確認を行うことで、入社後のトラブルや在留資格手続の負担を軽減することができます。
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